| 1. | يُطلب من كل بنك ترشيح ممثلين في كل من اللجان. يجب أن يكون هؤلاء الممثلون بمستوى إداري مناسب داخل البنك، وأن يمتلكوا المعرفة والمهارات اللازمة للمساهمة في أعمال اللجنة. يجب أن يكون أيضًا في موقف يمكنه من تقديم الالتزامات نيابة عن البنك والمساهمة في أعمال اللجنة وقراراتها وفقًا لخطوط التقرير في البنك. |
| 2. | يجب أن يكون لكل بنك تمثيل في اجتماعات اللجنة. يكون الممثلون مسؤولين عن نقل مجريات الاجتماعات إلى المعنيين داخل البنك، بما في ذلك المدير العام أو الرئيس التنفيذي أو المدير. |
| 3. | يجب على كل لجنة انتخاب رئيس ونائب رئيس وأمين سر(مسؤولي اللجنة). ستكون مدة رئاسة الرئيس ونائب الرئيس وأمين السر عادةً لمدة سنة واحدة، ولكن يمكن تمديدها بقرار بالإجماع من اللجنة. |
| 4. | على كل بنك التزام متساوٍ في العمل كمسؤول في اللجنة. يجب على رئيس كل لجنة الحفاظ على سجل للأفراد والبنوك المعينة كمسؤولين في اللجنة، والتأكد من أن جميع البنوك تشارك بشكل كامل وتفي بمسؤوليتها كمسؤولين في اللجنة. |
| 5. | يجب أن تكون جميع البنوك ممثلة في جميع الاجتماعات. يجب الحفاظ على سجلات الحضور. |
| 6. | يقوم البنك المركزي بترشيح موظفين لحضور الاجتماعات كمراقبين فقط. |
| 7. | في الحالات التي لا يستطيع فيها الرئيس حضور الاجتماع، سيتولى نائب الرئيس رئاسة الاجتماع. |
| 8. | في الحالات التي يستقيل فيها أي عضو من اللجنة خلال فترة ولايته، يجب على البنك اختيار بديل للخدمة حتى نهاية الفترة. |
| 9. | يجب تسجيل المحاضر في كل اجتماع للجنة. يجب تقديم محاضر كل اجتماع إلى ممثل البنك المركزي بصيغة مسودة للمراجعة قبل توزيعها على جميع أعضاء اللجنة. |
| 10. | يجب أن تعقد اجتماعات اللجنة عادةً في معهد البنوك أو في المقر الرئيسي للبنك المركزي. يمكن عقد اجتماعات اللجان الفرعية في مواقع أخرى أو في البنوك بعد الحصول على موافقة البنك المركزي. |
| 11. | قد يتم تشكيل لجان فرعية من وقت لآخر. يمكن لرئيس اللجنة الرئيسية، بعد التشاور مع الأعضاء، أن يفوض وفقًا لتقديره رئاسة اللجنة الفرعية إلى عضو آخر من اللجنة. تكون اللجنة الفرعية مسؤولة بالكامل أمام اللجنة الرئيسية. يجب التصويت على الاقتراحات المقدمة إلى البنك المركزي من خلال اللجنة الرئيسية. |
| 12. | ستكون قرارات واقتراحات اللجنة عادةً خاضعة للتوافق. في حالة وجود خلاف، سيتم تطبيق التصويت بالأغلبية. لا يُسمح للبنوك بالتصويت بالوكالة. في حالة تعادل الأصوات، يحق للجنة طلب التوجيه من اللجنة العليا. |
| 13. | يجب على كل لجنة إعداد وثائق المهام الخاصة بها. يجب أن تتضمن وثائق المهام تفاصيل نطاق وأهداف اللجنة وتحديد أنواع القضايا التي تنوي اللجنة النظر فيها. في بداية كل فترة، يجب على لجنة المديرين العامين مراجعة جميع وثائق المهام المقدمة للجنة الفرعية قبل تقديمها إلى البنك المركزي مع توضيح أهدافها ومهامها وأولوياتها للعام المقبل. |
| 14. | يمكن أن تنشأ القضايا التي ستناقش في اجتماع اللجنة من البنوك، والبنك المركزي، وأصحاب المصلحة الآخرين. قد يتفق ممثلو البنوك بالإجماع على طرح القضايا كاقتراحات إلى البنك المركزي. |
| 15. | يجب أن تكون الاقتراحات المقدمة من اللجان إلى البنك المركزي موثقة بشكل كامل، وأن تتضمن تفاصيل القضايا، وتحليلًا شاملًا للمزايا والعيوب، بالإضافة إلى الوثائق الداعمة مثل الممارسات الدولية الأفضل، والتوصيات المقدمة من اللجنة. يجب توجيه الاقتراحات التي تتطلب تغييرات كبيرة في السياسات أو الالتزام بموارد كبيرة من خلال لجنة المديرين العامين لضمان حصولها على الموافقة.
|
